BAB 5 DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

  1. Pengertian Organisasai
  • Apakah Yang Dimaksud Dengan Organisasi

Menurut Boone dan Kurtz, organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan. Definisi organisasi tersebut mencakup tiga elemen pokok yaitu : interaksi manusia, kegiatan mengarah pada tujuan dan struktur.

Dengan semakin besarnya perusahaan, kiranya semakin diperlukan spesialisasi dan jumlah karyawan yang lebih banyak. Banyaknya personalia dengan spesialisasi yang tidak memungkinkan bagi seseorang untuk menangani seluruh kegiatan maka perlkuy adanya organisasi formal.

  1. Organisasi Formal dan Informal
  • Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggung jawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.

Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah : wewenang, tanggung jawab, pertanggungjawaban, delegasi dan koordinasi.

  • Organisasi Informal

Organisasi informal adalahsuatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Organisasi informal terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi serta membentuk keakraban. Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut sistem tanaman rambat.

  • Sentralisasi VS Desentralisasi

Organisasi Yang Disentralisasi

Organisasi manjemen yang disentralisasi merupakan sebuah system yang wewenang serta pengendaliannya dipegang disuatu pusat, biasanya eksekutif puncak.

Kebaikan organisasi yang disentralisasi adalah : pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan, cenderung memperpendek jangka pengembalian keputusan dan memungkinkan bagi seluruh unit mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam.

Sedangkan keburukannya antara lain : jika perusahaan berkembang pesat, maka bebena kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak, organisasi yang disentralisir hanya member pengalaman sedikit kepada para manajer muda dalam pengambilan keputusan.

 

Organisasi Yang Didesentralisasi

Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kwcuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi. Dalam desentralisir, para manajer jenjang bawah mendapat kesempatan untuk menunjukan kemampuannya.

 

  1. Struktur Organisasi dan Penyusunannya

Setiap struktur organisasi akan lebih dulu memusatkan perhatian pada kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Manajemen menganalisis jabatan-jabatan yang dilakukan. Kemudian, orang dengan minat dan kualifikasi tertentu ditarik untuk memegang jabatan.

  • Pembentukan struktur organisasi

Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu : interaksi kemanusiaan, kegiatan yang terarah ketujuan dan struktur.

Hierarki Tujuan

Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan. Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar, dan jasa di[each kedalam tujuan-tujuan untuk masing-masing devisi, masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja, dan masing-masing karyawan dapat melihat sumbangannya terhadap pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.jumlah jenjang dalam hierarki bergantung pada besarnya dan kekomplekan perusahaan.

Departementalisasi

Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan dan personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawan.

Wewenang dan Tanggung Jawab

Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya kepada bawahan agar dapat emncurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kepada bawahan ini disebut pendelegasian.

Berapa banyak bawahan yang harus ada dibawah seorang manajer?

Salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer disamping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif. Rentangan pengendalian merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.

Banyak pendapat yang menyatakan bahwamanajemen puncak sebaiknya membawahi secara langsung bawahan sebanyak antara empat sampai delapan orang.

Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah : jenis pekerjaan, pelatihan karyawan, kemampuan manajer dan efektifitas komunikasi.

Menjamin Komunikasi Yang Efektif

Sering komunikasi ini berupa tatap muka, dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal. Akan tetapi masalah komunikasi ini semakin banyak dengan tumbuhnya organisasi.

Menghindari Pertumbuhan Organisasi Yang Tidak Perlu

Seorang filusuf dan sejarahwan inggris bernama c.northcote Parkinson menjelaskan dalam bukunya parkinson’s law : “pekerjaan itu meningkat sedemikian rupa sehingga mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya”. Ia menerapkan hukumnya pada organisasi dengan menggmbarkan bagaiman jumlah karyawan dalam sebuah perusahaan meningkat selama satu periode mengikuti jumlah pekerjaan yang harus dilakukan.

Mengapa  terjadi kecendrungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi disbanding peningkatan pekerjaan? Menurut Parkinson, penyebabnya terletak pada :

  1. Keinginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan.
  2. Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan.

Pencegahan atau minimisasi terjadinya hokum Parkinson memerlukan usaha manajemen puncak untuk tetap waspada dan memberikan perkiraan-perkiraan yang jujur menyangkut kebutuhan akan setiap posisi baru yang diajukan.

  • Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

Pada pokoknya struktur organisasi ada empat yaitu : organisasi garis, organisasi garis dan staf, organisasi fungsional, komite dan organisasi matrik.

  • Organisasi Garis

Kekuasaan mengalir langsung dari direktur ke kepala bagian dan kemudian terus ke karyawan-karyawan dibawahnya. Masing-masing bagian merupakan unit yang berdiri sendiri, dan kepala bagian menjalankan semua fungsi pengawasan dalam bagiannya. Organisasi ini biasanya hanya dipakai olej\h perusahaan-perusahan kecil.

  1. Kebaikan Organisasi Garis
  • Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah
  • Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengmbil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya kepada orang lain.
  • Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan.
  • Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.
  1. Keburukan Organisasi Garis
  • Sering terdapat birokasi yang menghambat jalannya perusahaan.
  • Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi petugas sehingga kurang efisien.
  • Kurangnya kerja sama diantara masing-masing bagian.
  • Organisasi Garis dan Staf

Organisasi garis dan staf ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Tipe organisasi ini lebih baik digunakan untuk perusahaan sedang dan besar. Tugas kepala-kepala bagian yang semakin berat memerlukan para ahli yang dapat memberikan saran-saran dalam beberapa fungsi. Untuk itu dapatlah dibentuk staf.

Hubungan antara pimpinan dengan bawahan langsung dinamakan hubungan garis. sedangkan hubungan yang terjadi secara tidak langsung dinamakan hubungan staf.

  1. Kebaikan Organisasi Garis dan Staf
  • Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar bagiannya.
  • Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.
  • Staf dapat mendidik para petugas.
  • Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan  dengan jelas.
  1. Keburukan Organisasi Garis dan Staf
  • Kadang-kadang staf tidak lagi member saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentanagn dengan manajer pada bagian yang bersangkutan.
  • Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya.
  • Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.
  • Organisasi fungsional.

Dalam organisasi fungsional, masing-masing manajer adalh seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.

Menurut Frederick W. Taylor kegiatan pabrik dipisahkan dari kegiatan kantor. Fungsi-fungsi perencanaan dan administrasi dipegang oleh time and cost clerk, instruction card clersk, dan order or work clerk. Sedangkan gang boss, speed boss, repair boss, dan inspector mengerjakan kegiatan produksi dipabrik; disciplinary bertugas memelihara kepatuhan terhadap semua peraturan yang ada bagi para pekerja maupun pimpinan.

  1. Kebaikan Organisasi Fungsional
  • Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya.
  • Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.
  1. Keburukan Organisasi Fungsional
  • Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
  • Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.
  • Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.
  • Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan diantara para manajer.
  • Organisasi Komite

Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Komite ini dapat dibentuk di semua bagian dalam organisasi, sehingga sering terdapat beberapa macam komite.

Syarat-syarat pembentukan komite :

  1. Suasananya santai dan bersifat informal.
  2. Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.
  3. Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebeankan kepadanya.
  4. Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain.
  5. Keputusan yang diambil secara konsensus.
  6. Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat.
  7. Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yuang lain.

Komite sering disebut juga panitia, pelaksanaanya dapat dikombinasikan dengan bentuk organisasi yang lain.

  1. Kebaikan Komite
  • Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota.
  • Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik.
  • Menciptakan koordinasi yang lebih baik.
  • Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.
  1. Keburukan Komite
  • Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.
  • Keharusan untuk berkompromi.
  • Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi.
  • Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.
  • Organisasi Matrik

Bentuk baru yang disebut organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus. Anggota organisasi memberikan laporan kepada dua atasan.

Organisasi matrik menghasilkan kombinasi dari wewenang ganda, yaitu anggota-anggota proyek menerima perintah dari manajer proyek (wewenang horisontal) dan tetap mempertahankan keanggotaan mereka dalam bagian-bagian fungsional yang permanen (wewenang fertikal).

  1. Kebaikan Organisasi Matrik
  • Luwes
  • Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.
  • Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.
  1. Keburukan Organisasi Matrik
  • Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar perinsip kesatuan perintah yang tradisional (satu atasan untuk masing-masing individu)
  • Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda.
  • Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.

 

  1. Perilaku Keorganisasian
  • Kelompok Kerja

Dalam organisai bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Kelompok-kelompok tersebut akan selalu ada pada setiap peristiwa didalm organisasi karena mereka mengisi kebutuhan bagi para anggotanya. Kebutuhan-kebutuhan itu seperti : kebutuhan berkomunikasi, kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi sertta kebutuhan akan keamanan atau perlindungan.

Keanggotaan dalam kelompok akan bergantung pada banyak hal yaitu : keakraban satu sama lain, kepentingan bersama, pekerjaan serupa dan persahabatan.

  • Motivasi

Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan. Karyawan dapat dimotivasi untuk bergabung dalam sebuah kelompok kerja jika mereka merasa bahwa kebutuhan pribadinya dapat lebih terpenuhi dengan cara seperti itu.

Jenjang Kebutuhan Karyawan

Menurut Maslow, kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi dapat memotivasi perilaku manusia, sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motivator meskipun dapat muncul kembali sebagai motivator.

Teori motivasi maslow menekankan dua ide dasar yaitu :

  1. Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang akan mempengaruhiperilaku manusia.
  2. Kebutuhan manusia dikelompokan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.
  • Pekerjaan dan Sikap Jabatan

Menurut Max Weber, Etika kerja tidaklah sekuat yang ada di amerika. Keyakinan bahwa kerja keras adalah baik itu juga merupakan bagian dari etika kerja.

Oleh musselman dan jackson, kepuasan jabatan dipandang sebagai indikator yang bermanfaat bagi manajemen untuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedang kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.

  • Kepemimpinan

Dalam perusahaan, kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian penting dalam memahami perilaku kerja. Beberapa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada “satu cara terbaiak” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pimpinanya, karyawan, dan situasi yang ada.

Untuk mengetahui gaya kepemimpinan yang sesuai, mereka tidak hanya melihat posisinya sebagai manajer yang menghendaki segalanya telah dilakukan, tetapi mereka harus pula belajar bekerja dalam struktur yang ada secara efektif.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: