BAB 4 MANAJEMEN UMUM

  1. 1. Pengertian Manajemen Umum
  • Arti dan Fungsi Manajemen

Menurut professor Oei Liang Lee manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari definisi tersebut, manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu: Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan

  • Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen, yaitu :

  1. Manajemen puncak

Manajemen puncak sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau chief eksekutif officer (CEO), dan pimpinan lain. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tetang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.

  1. Manajemen madya

Manajemen madya atau manajemen administratif, meliputi pimpinan pabrik dan/atau manajer devisi. Para menejer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

  1. Manajemen operasional

Manajemen operasional memiliki tugas menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sring disebut “supervisor garis-pertama” (first-line supervisor), karena bertanggung jawab melakukan supervise kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

 

 

  1. 2. Latar Belakang Sejarah Manajemen

Sejarah manajemen perkembangannya berawal dari Eropa meskipun secara riil manajemen itu sudah ada sebelumnya di Eropa maupun di benua-benua lain.

  • Gerakan Manajemen Ilmiah

Sebelum 1880, pengelolaan perusahaan pada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar 1885, Frederick W, Taylor (1856-1915) merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja.

Sebelumnya, Henry Fayol (1841-1945) mempelajari manajemen, mencari teknik-teknik yang dapat meningkatkan produksi batu bara. Ia telah memutuskan bahwa manajemen itu melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian  dan pengendalian.

Sejak pemunculan bukunya tahun 1911 yang berjudul the principles of scientific management, taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Dalam bukunya terdapat prinsip-prinsip manajemen antar lain:

  1. Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
  2. Orang yang tepat untuk memengku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
  3. Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
  4. Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

 

  1. 3. Sekolah-Sekolah Tentang Pemikiran Manajemen
  • Sekolah Klasik (Classical School)

Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.

  • Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.

 

  • Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)

Sekolah manajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Model-model operasional perencanaan dan pengendalian.  Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memeberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.

  • Analisis Sistem

Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.

  • Manajemen Hasil

Manajemen hasil atau manajemen  berdasarkan sasaran (management by objectives/MBO) adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. Ini juga merupakan suatu falsafah manajemen yang menunjukkan nilai tujuan pelaksanaan. MBO memusatkan pada hasil bukan perilaku yang diperlihatkan oleh karyawan.

MBO memiliki manfaat yang pasti. Misalnya, karyawan dalam program tersebut dapat mengkaitkan pelaksanaan kerja pribadi mereka dengan tujuan-tujuan organisasi secara keseluruhan. Selain itu, program tersebut dapat meningkatkan komunikasi antara bawahan dan atasan. Adapun keburukannya antara lain :

  1. Untuk beberapa tugas, MBO sulit untuk menentukan tujuan yang tepat.
  2. MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.
  3. MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.
  4. Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

 

  1. 4. Perencanaan

Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Adapun sifat-sifat perencanaan adalah: sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.

 

  • Bentuk-Bentuk Perencanaan
  1. Tujuan (Objective)

Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

  1. Kebijakan (Policy)

Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.

  1. Strategi

Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Dalam membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa faktor seperti : ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.

  1. Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang.

  1. Aturan (Rule)

Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.

  1. Program

Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan, dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget), semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan. Dalam organisasi ada dua macam program yaitu program umum dan program khusus.

  • Kegunaan Perencanaan
  1. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
  2. Mengarahkan perhatian pada tujuan
  3. Memperingan biaya
  4. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan
  • Langkah-Langkah Penyusunan Perencanaan

Langkah-langkah dalam menyusun perencanaan adalah sebagai beriku :

  1. Menetapkan Tujuan

Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik akhir apa yang harus dikerjakan. Selain itu tujuan menggambarkan pula tentang apa yang harus dicapai setelah dibuatnya pola kerja (network) dari pada kebijakan, strategi, prosedur, aturan, anggaran dan program

  1. Menyusun Anggapan-Anggapan (Premising)

Langkah ini merupakan salah satu prinsip pokok dari pada perencanaan. Anggapan-anggapan yang dicari adalah anggapan yang diperkirakan dapat memberikan pengaruh terhadap suatu rencana, baik anggapan yang berasal dari luar maupun anggapan yang berasal dari dalam, semuanya ini dapat diperoleh dengan mengadakan peramalan (forecasting).

  1. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan

Banyak sekali cara yang dapat ditempuh untuk mencapai tujuan, agar tujuan dapat tercapai sebaiknya dipilih cara-cara yang sesuai saja.

  1. Mengadakan Pernilaian Terhadap Alternatif-Alternatif  Tindakan Yang Sudah Dipilih

Dalam langkah ini dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternatif mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu.

  1. Mengambil Keputusan
  2. Menyusun Rencana Pendukung
  • Perencanaan Merupakan Proses Pendekatan Yang Rasional

Dengan berbagai langkah yang dilakukan untuk menyusun perencanaan, dapat dikatakan bahwa perencanaan adalah suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang. Proses pendekatan yang rasional dari suatu perencanaan menghubungkan antara waktu dan kemajuan yang dapat dicapai tanpa mengabaikan berbagai anggapan kritis.

  • Jangka Waktu Perencanaan

Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan yaitu:

  1. Perencanaan jangka panjang, misalnya era pembangunan dua puluh lima tahun
  2. Perencanaan jangka menengah, misalnya pembangunan lima tahun (PELITA)
  3. Perencanaan jangka pendek, misalnyapembangunan tahunan.

 

  • Faktor-Faktor Yang Membatasi Perencanaan
  1. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti
  2. Perubahan Yang Sangat Cepat
  3. Kekuatan Internal
  4. Kekakuan Eksternal
  5. Waktu dan Biaya
  • Pengambilan Keputusan
  1. Syarat Pengambilan Keputusan

Pengambilan yang efektif memerlukan adanya pemilihan tindakan yang rasional. Untuk mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat antara lain:

  1. Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
  2. Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.
  3. Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian berbagai alternative sesuai dengan tuntunan-tuntunan untuk mencapai tujuan.
  4. Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.
  5. Alat Pengambilan Keputusan

Alat pengambil keputusan antara lain : operation research, teori probabilitas, linear programming. Selain itu terdapat pula teknik untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti namun masih berada dalam batas-batas kewajaran. Alat-alat tersebut adalah :

  1. Analisa Resiko

Setiap keputusan yang diambil dapat didasarkan pada interaksi beberapa fariabel kritis (biaya pengenalan, biaya produksi, investasi modal yang dibutuhkan, harga dan marjet share yang dapat dicapai), beberapa di antaranya merupakan unsur ketidak-pastian, dan sebagian lain mungkin memiliki tingkat probabilitas yang tinggi.

 

  1. Pohon Keputusan (Decision Tree)

Cara lain untuk menganalisis keputusan adalah dengan jalan melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari berbagai jenis keputusan. Masalah ini tidak dapat dilepaskan dari kondisi waktu yang akan datang. Jadi suatu keputusan yang diambil dapat menimbulkan berbagai akibat dan kemungkinan. Proses seperti ini disebut pohon keputusan.

 

  1. 5. Pengorganisasian
  • Pengertian

Ditinjau dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok (personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik) sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Hubungan-hubungan yang timbul didalam organisasi dapat berbentuk :

  1. Hubungan Informal

Termasuk hubungan informal antara lain: hubungan-hubungan yang timbulnya tidak disengaja, hubungan-hubungan diluar tugas/pekerjaannya, dan hubungan-hubungan lain yang bersifat tidak resmi.

  1. Hubungan Formal

Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu :

  1. Tanggung Jawab

Tanggung jawab adalah kewajiban-kewajiban bagi individu untuk melaksanakn tugas yang telah ditetapkan. Dengan cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yang diterima.

  1. Wewenang

Wewenang adalah hak untuk mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang, juga merupakan hak untuk meminta kepada orang lain melakukan sesuatu.

  1. Pertanggung-jawaban

Pertanggung-jawaban adalah hasil pekerjaan yang telah dicapai dimana hasil pekerjaan tersebut harus dilaporkan kepada pihak yang berwenang.

  • Pola Hubungan Antara Komponen Organisasi

Untuk mengetahui seberapa jauh seseorang telah mencapai tujuan yang diharapkan, maka setelah dibenahi dengan suatu tanggung jawab dan diberi wewenang, ia diminta untuk memnerikan pertanggung-jawabanya kearah tujuan yang telah ditetapkan.

  • Rentangan Kekuasaan

Rentangan kekuasaan ini harus dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh seseorang dapat memimpin dan mengatur sejumlah bawahan dengan efektif serta efisien. Faktor jumlah bawahan saja belum menjamin keefektifan serta efisiensi pengaturan dari seorang pimpinan. Untuk itu harus diperhatikan pula faktor frekuensi hubungan antara pimpinan dan bawahan. Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh faktor berikut : latihan dari bawahan, pendelegasian wewenang, perencanaan dan teknik komunikasi.

  • Dasar-Dasar Penggolongan Bagian Didalam Organisasi

Pengelompokan menjadi bagian-bagian didalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut :

  1. Didasarkan pada satu angka, biasanya dibidang kemiliteran, misalnya divisi keempat (kodam IV) diponegor, dll.
  2. Didasarkan pasa waktu, biasanya dipabrik-pabrik.
  3. Didasarkan pada fungsi perusahaan, misalnya dibagi menjadi : bagian produksi, bagian pemasaran dan bagian keuangan.
  4. Didasarkan pada luas daerah operasi
  5. Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan
  6. Didasarkan pada jenis langganan.
  • Karakteristik Organisasi

Bentuk-bentuk organisasi seperti garis, garis dan staf, fungsional serta komite mempunyai cirri-ciri yang berbeda namun memiliki karakteristik dasar yaitu :

  1. Keseimbangan Dalam Organisasi

Sebuah organisasi dapat dikatakan imbang bilamana masing-masing bagian/fungsi dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbangannya terhadap pencapaian tujuan.

 

  1. Fleksibel

Fleksibelitas merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi, seperti : perubahan kegiatan, perubahan jumlah karyawan, perubahan jumlah formasi jabatan dan sebagainya.

 

  1. 6. Pengarahan
  • Prinsip-Prinsip Pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.

Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu :

  1. Prinsip Mengarah Pada Tujuan

Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri, artinya dalam melaksankan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari faktor-faktor lain seperti : perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

  1. Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan

Orang-orang bekerja untuk memenuhi kebutuhan yang mungkin tidak sama percis dengan tujuan perusahaan. Dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar, dan kebutuhan mereka dapat dijadikan  sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

  1. Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan.

  • Cara-Cara Pengarahan
  1. Orientasi

Orientasi merupakan cara pengarahan dengan cara memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiyatan dapat dilakukan dengan baik. Informasi yang diberikan dalam orientasi berupa : tugas itu sendiri, tugas lain yang ada hubungannya, ruang lingkup tugas, tujuan dari tugas, delegasi wewenang, cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja, hubungan antara masing-masing tenaga kerja dan sebagainya.

  1. Perintah

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Adapu perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa : Perintah umum dan khusus, Perintah lisan dan tertulis, Perintah formal dan informal, Delegasi wewenang.

  • Komunikasi

American Training Director memberikan definisi komunikasi sebagai pertukaran pilihan atau informasi agar terdapat saling pengertian serta hubungan antar manusia-manusia secara serasi. Newman mengemukakan bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta, gagasan, pendapat, dan perasaan oleh dua orang atau lebih. Kontz dan o’donell mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan lainnya.

Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsip berikut : Komunikasi harus jelas, Prinsip integritas, Prinsip penggunaan organisasi informal

Komunikasi yang dilakukan oleh organisasi dapat bersifat ekstern atau intern. Komunikasi yang bersifat ekstern adalah komunikasi yang terjadi antara organisasi dengan lembaga-lembaga lain. Sedang komunikasi yang bersifat intern adalah komunikasi yang dilakukan oleh masing-masing individu dalam organisasi.

  • Motivasi

Bagi para pelaksana, untuk melakukan tugas-tugas yang baik dipengaruhi oleh cara manajer dalam memberikan perintah. Misalnya dengan memberi dorongan agar mereka bersedia untuk bekerja dengan semangat tinggi. Motivasi mempunyai dua bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.

 

  1. 7. Pengkoordinasian
  • Prinsip-Prinsip Koordinasi
  1. Prinsip Kontak Langsung

Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertikal.

  1. Prinsip Penekanan Pada Pentingnya Koordinasi

Koordinasi perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sampai melaksanakan kebijakan. Jika suatu perencanaan sudah dilaksanakan, maka sulit untuk menarik/mencabutnya kembali.

  1. Hubungan Timbal Balik Diantara Faktor-Faktor Yang Ada

Masing-masing individu yang bekerja bersama-sama dalam kondisi pekerjaan tertentu, akan saling memberikan pengaruh antar yang satu dengan lainnya. Kondisi, tujuan dan macam pekerjaan yang sama memungkinkan bagi mereka untuk mengadakan hubungan secara rutin, baik didalam bagian maupun antar bagian.

  • Pelaksanaan Fungsi Koordinasi

Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara yaitu:

  1. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
  2. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

 

  1. 8. Pengawasan
  • Pengertian

Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standar atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan.

  • Langkah-Langkah Pengawasan

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :

  1. Menciptakan Standard

Standard merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjan yang sudah dilakukan. Bentuk standard dapat dibedakan kedalam dua bentuk, yaitu standard kuantitatif dan standard kualitatif.

  1. Membandingkan Kegiatan Yang Dilakukan Dengan Standard

Langkah ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi. Juga dapat dipakai untuk mengetahui adanya gejala-gejala tentang semakin besarnya penyimpangan yang mungkin terjadi.

  1. Melakukan Tindakan Koreksi

Langkah ini bertujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yang tidak sesuai dengan rencana atau standardnya. Urutan-urutan dalam pengambilan tindakan koreksi ini adalah :

  1. Menghayati masalah-masalah yang dihadapi.
  2. Mencari kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan.
  3. Mengadakan penilaian terhadap berbagi kemungkinan tersebut.
  4. Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.
  • Syarat-Syarat Pengawasan Yang Baik

Untuk menjalankan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat, yakni :

  1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas).
  2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
  3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
  4. Pengawasan harus objektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan.
  5. Pengawasan harus luwes/fleksibel.
  6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
  7. Pengawasan harus ekonomis.
  8. Pengawasan harus mudah dimengerti.
  9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/ koreksi.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: